Bekerja di Jepang merupakan impian banyak masyarakat Indonesia. Namun, sebelum dapat berangkat dan mulai bekerja, calon pekerja harus menyiapkan berbagai dokumen yang menjadi persyaratan administrasi. Kelengkapan dokumen sangat penting karena akan digunakan selama proses seleksi, pengurusan visa, hingga keberangkatan ke Jepang.
Dokumen yang dibutuhkan dapat sedikit berbeda tergantung jenis program yang diikuti, seperti Specified Skilled Worker (SSW), Technical Intern Training Program (TITP), maupun perekrutan langsung oleh perusahaan Jepang. Meski demikian, terdapat sejumlah dokumen utama yang hampir selalu diperlukan.
Baca juga:Mengapa Dokumen Harus Dipersiapkan Sejak Awal?
Menyiapkan dokumen sejak awal akan mempercepat proses pendaftaran serta mengurangi risiko keterlambatan saat pengurusan visa dan keberangkatan. Selain itu, data pada setiap dokumen harus konsisten agar tidak menimbulkan kendala dalam proses verifikasi.
1. Kartu Tanda Penduduk (KTP)
KTP merupakan identitas resmi warga negara Indonesia dan hampir selalu diminta saat proses pendaftaran kerja di luar negeri.
Pastikan KTP masih berlaku dan seluruh data sesuai dengan dokumen lainnya.
2. Kartu Keluarga (KK)
Kartu Keluarga digunakan untuk memverifikasi identitas dan hubungan keluarga calon pekerja.
Pastikan nama, tanggal lahir, dan data lainnya sesuai dengan KTP maupun ijazah.
3. Paspor
Paspor merupakan dokumen perjalanan internasional yang wajib dimiliki sebelum mengajukan visa kerja Jepang.
Apabila belum memiliki paspor, calon pekerja harus mengajukannya terlebih dahulu ke kantor imigrasi sesuai prosedur yang berlaku.
4. Ijazah Pendidikan Terakhir
Sebagian besar perusahaan maupun lembaga penyalur akan meminta salinan ijazah sebagai bukti riwayat pendidikan.
5. Curriculum Vitae (CV)
CV berisi informasi mengenai pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, serta kemampuan yang dimiliki oleh calon pekerja.
6. Pas Foto Terbaru
Pas foto biasanya digunakan untuk berbagai keperluan administrasi, seperti pendaftaran program, pengajuan visa, maupun pembuatan dokumen lainnya.
7. Sertifikat Kemampuan Bahasa Jepang
Bagi peserta Program SSW maupun jalur tertentu lainnya, sertifikat kemampuan bahasa Jepang dapat menjadi salah satu persyaratan.
Contohnya:
- Japan Foundation Test for Basic Japanese (JFT-Basic).
- Japanese Language Proficiency Test (JLPT).
8. Sertifikat Ujian Keterampilan (Skill Test)
Untuk beberapa bidang dalam Program SSW, calon pekerja juga harus melampirkan sertifikat kelulusan ujian keterampilan sesuai sektor pekerjaan yang dipilih.
9. Surat Keterangan Sehat
Calon pekerja biasanya diwajibkan menjalani pemeriksaan kesehatan (medical check-up) sesuai ketentuan perusahaan atau lembaga penyalur.
10. Surat Pengalaman Kerja (Jika Ada)
Bagi pelamar yang telah memiliki pengalaman kerja, surat pengalaman kerja dapat menjadi nilai tambah dalam proses seleksi.
11. Kontrak Kerja atau Letter of Acceptance
Setelah diterima oleh perusahaan Jepang, calon pekerja akan memperoleh kontrak kerja atau dokumen penawaran kerja yang menjelaskan posisi, hak, kewajiban, dan ketentuan lainnya.
12. Certificate of Eligibility (COE)
Certificate of Eligibility (COE) merupakan dokumen yang diterbitkan oleh otoritas imigrasi Jepang dan menjadi salah satu dokumen penting dalam proses pengajuan visa kerja. Umumnya COE diurus oleh perusahaan atau sponsor di Jepang setelah calon pekerja diterima.
13. Visa Kerja Jepang
Setelah memperoleh COE, calon pekerja dapat mengajukan visa kerja Jepang sesuai kategori yang akan digunakan, seperti SSW, Engineer, atau kategori lainnya. Dokumen yang biasanya diminta antara lain paspor, formulir permohonan visa, foto, serta COE.
Dokumen Tambahan yang Mungkin Diminta
- Akta kelahiran.
- Surat nikah (bagi yang sudah menikah).
- SKCK apabila dipersyaratkan.
- Dokumen pelatihan.
- Dokumen lain sesuai permintaan perusahaan atau lembaga penyalur.
Tips Menyiapkan Dokumen
- Pastikan seluruh dokumen masih berlaku.
- Gunakan data identitas yang konsisten.
- Simpan salinan digital setiap dokumen.
- Siapkan beberapa fotokopi dokumen penting.
- Jangan memalsukan dokumen apa pun.
Kesalahan yang Sering Terjadi
- Nama pada KTP dan paspor berbeda.
- Paspor hampir habis masa berlakunya.
- Dokumen tidak lengkap.
- Terlambat mengurus paspor atau visa.
- Tidak menyimpan salinan dokumen penting.
Menyiapkan dokumen merupakan salah satu tahap terpenting sebelum bekerja di Jepang. Mulai dari KTP, KK, paspor, ijazah, CV, sertifikat bahasa Jepang, hingga Certificate of Eligibility (COE) dan visa kerja harus dipersiapkan dengan baik sesuai persyaratan program yang diikuti.
Dengan dokumen yang lengkap dan valid, proses pendaftaran hingga keberangkatan ke Jepang dapat berjalan lebih lancar. Selalu gunakan jalur resmi dan ikuti ketentuan dari pemerintah Indonesia maupun Jepang dalam setiap tahapan proses kerja di luar negeri.